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办公电脑的使用礼仪

2018-09-28 标签:上海礼仪

       电脑已成为我们工作(job)的重要工具,使用(use)电脑,也不只是开机、关机、上网那么简单,使用电脑的礼仪也会体现一个人的素质和教养。礼仪是人们约定俗成的,对人,对己,对鬼神,对大自然,表示尊重、敬畏和祈求等思想意识的,各种惯用形式和行为规范。这里的惯用形式包括礼节和仪式,礼节一般是个人性的,并且不需要借助其他物品就可以完成的形式,譬如磕头、鞠躬、拱手、问候等;而仪式大多是集体性的,并且一般需要借助其他物品来完成,譬如奠基仪式,下水仪式,迎宾仪式,结婚仪式,祭孔大典,等等。人类最早的礼仪是祭祀礼仪,它主要是表达对天地鬼神的敬畏和祈求。礼仪是人们在社会交往活动中,为了相互尊重,在仪容、仪表、仪态、仪式、言谈举止等方面约定俗成的,共同认可的行为规范 。礼仪是对礼节、礼貌、仪态和仪式的统称。
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1、虽然是公司(Company)的电脑,但也要倍加爱护,平时要"擦拭(cleanse) "干干净净,不要把白色电脑用成黑色了还没擦过;擦试显示屏时,注意(attention)不要为了干净,用湿抹布一擦了之,损害屏幕;不用时正常关机,不要丢下就走;外接插件时,要正常退出,避免导致数据(data)丢失、电脑崩溃等故障(fault)。礼仪是人们在社会交往活动中,为了相互尊重,在仪容、仪表、仪态、仪式、言谈举止等方面约定俗成的,共同认可的行为规范 。礼仪是对礼节、礼貌、仪态和仪式的统称。

2、还有的人公私不分,拿着个U盘,一会将个人电脑资料(Means)Ctrl到公司电脑上,一会又将公司电脑资料(Means)Ctrl到个人电脑上,这种现象被公司发现,肯定坚决制止。

3、在公司里上网,要查找与工作相关的网站内容和资料,而不是自己凭兴趣查看自己的东西,既违反公司章程,慢慢的还会导致业务落伍。

4、很多公司不允许员工在公司电脑上打游戏、网上聊天,但仍有人利用领导不在时私自偷玩,或用公司的内部网络(Network)挂网游,从网站上下载图片,这些都是违反劳动纪律的。

5、电子邮件在给人们带来方便的同时,也带来了职场礼仪方面的新问题。我们都应当讲究有关电子邮件的礼节,别让电子邮件出笑话。电子邮件是职业(occupation)信件的一种,而职业信件中是没有不严肃的内容的。尤其在商业(Business)界,我们崇尚信誉、掌握时机及合作分工,信奉顾客至上,着重与顾客的沟通,以达成促销(promotion)、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节,一些邋遢懒散的习惯,不仅会引起员工的窃笑,更容易在顾客面前闹笑话。在今天的许多公司里,电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条,与工作相关的内容反而不多。

1)标题要提纲挈领,切忌使用含义不清、胡乱浪漫的标题,例如:“嘿!”或是“收着!”

添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括(generalize)出整个邮件的内容,便于收件人权衡(称量物体轻重的器具)邮件的轻重缓急,分别处理(processing)。尤其是回复的信件,要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节,最好写上来自**公司的邮件,年、月、日以便对方一目了然又便于保留。

2)电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格(style),开头要有问候语,但问候语的选择(Select)比较自由,像“你好”、“Hi”,或者仅仅是一个简单的称呼,结尾也可随意一些,比如“以后再谈”、“祝你愉快”等;也可什么都不写,直接注上自己的名字。但是,如果你写的是一封较为正式的邮件,还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士,您好!”结尾要有祝福语,并使用“此致/敬礼!”这样的格式。

3)内容简明扼要,针对需要回复及转寄的电子邮件,要小心写在电子邮件里的每一个字,每一句话。因为现在法律(law)规定电子邮件也可以作为法律证据(Evidence),是合法的,所以发电子邮件时要小心,如果对公司不利的,千万不要写上,如报价(quotation)等。发邮件时一定要慎重,还要定期重新审查你发过的电子邮件,评估其对商业往来所产生的影响。

4)一定要清理(liquidate)回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说:我最近收到一份电子邮件,其中包括了辗转收送的十二个人之姓名,我实在没有必要知道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者(BC)取代附件收信者(CC)方式,或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复(repeat)的内容,例如:原件中摘要(memoto)部分之主题、地址及日期等。

注意回答问题的技巧(Skill)。当回件答复问题的时候,最好只把相关的问题抄到回件,然后附上答案。不要用自动应答键,那样会把来件所有内容都包括到回件中﹔但也不要仅以「是的」二字回复,那样太生硬了,而且让读的人摸不着头脑。

5)合宜地称呼收件者,并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方,寄与何人,但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节,包括在信件开头尊称收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话,以方便收信者未来与你的联系。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名,同时在邮件的结尾添加个人签名栏。人们通常会把邮件转发给过多的人,打开邮件箱你可能(maybe)发现有一半的邮件是与你无关的,删除它们费时费力,所以在转发前要做一下整理,把邮件的数量控制(control)在最小。条件(tiáo jiàn)允许的话要每天巡查自己的邮箱,及早回复邮件。重要邮件发出后要电话确认。另外,重要的机密和敏感的话题不要使用电子邮件,因为它不能保证严守机密。

6)切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势(作风比较硬朗果断、敢说敢做),甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟,这仍是种文字沟通方式,遵守标准的文书标准是一种职业礼貌。

 


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