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办公室接待礼仪

2018-09-29 标签:

外单位客人到本单位来访,无论是办事、求助,还是取经、调研等,一般都是在办公室进行。礼仪是人们约定俗成的,对人,对己,对鬼神,对大自然,表示尊重、敬畏和祈求等思想意识的,各种惯用形式和行为规范。这里的惯用形式包括礼节和仪式,礼节一般是个人性的,并且不需要借助其他物品就可以完成的形式,譬如磕头、鞠躬、拱手、问候等;而仪式大多是集体性的,并且一般需要借助其他物品来完成,譬如奠基仪式,下水仪式,迎宾仪式,结婚仪式,祭孔大典,等等。人类最早的礼仪是祭祀礼仪,它主要是表达对天地鬼神的敬畏和祈求。礼仪是人们在社会交往活动中,为了相互尊重,在仪容、仪表、仪态、仪式、言谈举止等方面约定俗成的,共同认可的行为规范 。礼仪是对礼节、礼貌、仪态和仪式的统称。在办公室里接待客人,有如下一套礼仪:

早做准备,保持办公室优雅环境(environment)

办公室平时也应保持优雅、整洁的环境(environment)。礼仪是人们在社会交往活动中,为了相互尊重,在仪容、仪表、仪态、仪式、言谈举止等方面约定俗成的,共同认可的行为规范 。礼仪是对礼节、礼貌、仪态和仪式的统称。如有客人来访,则更应保持较高水平的工作(job)条件(tiáo jiàn)。

客人来访,一般是会早打招呼、早有约定的。得知客人来访消息后,应告知有关部门早做准备,把办公室收拾得干净利落。窗户要明亮,桌椅要整洁,东西要整齐有序,空气要清新。冬季要温暖,夏季要凉爽。茶水早备好,对有的客人还可备些水果。

总之,办公室是领导的办公场所,是本单位的门面,反映出接待人员的精神面貌和工作(job)作风,代表着单位形象,必须认真布置。当然,也不必豪华阔气。

如果来客较多,或客人规格(specifications)较高,来访的目的又比较严肃,也可以在专门的会议室(会客室)接待。会议室(会客室)也应早做准备,以迎客人。

准备好有关材料(Material)

客人来访前的准备工作(job),除了接待场合(办公室或会议室、会客室)精心布置外,还有一项重要任务就是材料(Material)的准备。客人来访,是参观本单位某某部门,还是了解、考察某项工作(job)?是商洽某方面的问题,还是研究(research)相互合作事宜?务需心中有数。有关客人来访的目的,一般对方早已提前告知,应根据双方商定的会谈事宜,或客人的请求,让有关人员早做准备。需要什么数字、情况(Condition)、资料(Means),事先提供出来,该打印的打印,该论证的论证,该先拿出初步意见的先统一内部口径。省得客人来后现找现查,或无法表态,显得被动。

工作(job)人员礼貌接待

客人到来,要抽调若干工作(job)人员进行接待。接待的工作(job)人员,有的是服务、礼仪接待,比如引导、倒茶倒水、留饭宴请的热情招待等;有的是工作(job)需要接待,比如参加会谈、介绍情况(Condition)、参与商讨等。

无论负责哪方面的工作(job)人员,都应衣着整洁,走动轻盈,仪态大方,待人彬彬有礼。风风火火,莽莽撞撞,衣帽不整,言谈粗俗,是对客人的不礼貌,也会使本单位大失体面。

在与客人会谈过程(process)中,无关人员应自动退避。至于礼仪、服务人员,应定时敲门而进,倒茶续水,取换毛巾,进行热情服务;但服务不应影响主客双方会谈,要保持现场的安静。服务完毕应轻轻退出。

送客

若客人办事已毕要走,一定送别。办公室相关人员也要随之送行。

客人若自备车辆,工作人员可早些通知司机(或由客人方工作人员自行通知)。若需本单位送回,需要早做车辆安排,勿使久等。

可视情况(Condition),决定送至办公室门口或单位大门口。送别时应说些客气话:“欢迎再来。”“欢迎常联系。’川接待不周,请多原谅”等。


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