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把握5点轻松搞定年会策划

2019-03-07 标签:

  会议(huì yì)策划既是个很简单的问题(Emerson),也是个很复杂的问题。从古到今,人们直都在不间断地组织各种会议。小到家庭会议,大到国际会议。“年会”作为国际国内会议市场个重要的会议类型,有规模大影响力强的特点。因此,要想搞定年会策划,需要缜密的前期策划和组织。

  美国每年举办年会超过37个,而单个会议的与会人数多达数万人,甚至几万人。美国的年会市场能够运作得如此成功,与会议组织机构及其合作伙伴强大的策划组织能力息息相关。目前,我国年会市场还存在许多问题,策划组织能力不强是其中个主要原因。

  纵观发达国家年会举办如此成功,有几点值得借鉴:

  与专业机构合作(collaborate)

  专业公司(Company)经验(experience)丰富(plump),专业人才多,策划运作能力很强。由专业机构策划的会议往往事半功倍,效果也会大大提升。

  与政府机构(organization)的合作

  无论是全国性的年会还是国际性的年会,般来说在业内都有定的影响力,因搓会对各地政府甚至是国家政府有关部门都会有很强的吸引力。现在,我们国家很多城市都很注意吸引国际会议(huì yì)到本地区召开(zhào kāi),而我们讲的般意义上的国际会议,指的主要就是国际协会类机构(organization)的年会。只要具有定规模和影响力的年会,基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前为止,我国已经有数个城市出台了会议产业扶持政策,每年的扶持资金多达数亿元之多。因此,注重加强与政府部门机构的合作,是我们成功举办年会必不可少的部分。

  加强市场(shì chǎng)调研并提出针对性解决方案

  发达国家很多行业举办年会都已经数届甚至上百届,已经成为了名副其实的品牌会议(huì yì)。个品牌会议可以直受到业界追捧,与会议组织机构(organization)重视市场调研(作用:提高产品的销售决策质量),重视会议代表的感受和要求是分不开的。发达国家年会的日程及议程安排完全可以用丰富(plump)多彩来形容。不同类型不同职务不同年龄段会议代表的不同诉求般都能得以体现,连与会家属的诉求也不例外。

  注重会议城市会议酒店选择与会议附加活动的安排

  据美国会议(huì yì)市场的调查数据(data)显示,在影响与会代表决定是否参会的“重要因素(factor)”选项中,“会议场地”和“会议附加活动”已经超过“会议内容”排在了前两位。会议的附加活动种类很多,合理搭配组合以及每年的调整变化显得尤为重要。

  注重细节服务

  把会议中出现的每个细节都做好,做好会议就不会太难。舞台搭建可以根据你选择的灯光来搭配我们的景,所以对背景的设计也是有一定的要求的,最好选择能够配合本次搭建舞台的主题和灯光的背景。舞台搭建舞台的搭建不仅只是单一的框架搭建,还有对于灯光和音响的选择也是整个舞台搭建的一个重要的部分,如果我们有好的灯光和音响那么就会为我们的舞台增色不少,所以在搭建舞台的时候我们可不能忽视对于音响和灯光的选择。因为会议就是由无数个细节组成的,会议嘉宾会议代表会议赞助商等的感受同样也是由系列细节相加而成的。因此,做好会议细节工作,是所有会议组织机构会议工作者都必须掌握(熟知并能运用) 的技能。

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