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会议策划公司如何开展会务工作

2019-04-23 标签:

  一般公司大型会议活动,都会考虑(consider)请专业的会议策划公司,或者是活动策划公司来完成,因为大型会议策划是一项非常系统(system)、繁杂而重要的项目(xiàng mù)。当会议策划公司或者活动策划公司在接到任务后,首要的任务就是进行提前对会议的会前、会中、会后进行周密的策划,同时要考虑宣传、布置、设计、物料、邀约、如果有旅游活动,还要考虑餐饮、住宿、接送安排等一系列,可以说会议策划是一项甚是周密的系统工作。

  一般在找到合适的合作方后,并不意味着作为会议执行方就没有什么可做的。活动策划提高市场占有率的有效行为,一份可执行、可操作、创意突出的活动策划案,可有效提升企业的知名度及品牌美誉度。活动策划案是相对于市场策划案而言,严格说它们同属市场策划的兄弟分支,活动策划、市场策划是相辅相成、相互联系的。但想要会议能顺利进行,主办方还需要深入把握很多细节工作,下面就针对主办方(公司本身)须提前的准备工作进行详见拆解:

  1、在会议(huì yì)开始之前,全局性的总体策划还得由主办方来做,做出会议进程 ;时间进度(Pace)表 ;。舞台搭建可以根据你选择的灯光来搭配我们的景,所以对背景的设计也是有一定的要求的,最好选择能够配合本次搭建舞台的主题和灯光的背景。

  2、如果会议形式比较郑重,除了电话联系外,需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或者通知单,邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。

  3、会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料(Means),同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,主办方还得负责收取会务费。

  4、取得会议承办方开出的可提供的服务(fú wù)项目(xiàng mù)表,针对所需的服务与会议承办方签署(to sign)相关协议(protocol)、合同(contract),以法律手段保护自己的合法权益。

  5、主办方必须自己制定出会议(huì yì)日程表和会议演讲稿及相关报告(The report)网站内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况(Condition)告知会议承办方,请他们协助制定。

  6、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据 ;时间进度表 ;进行及时的询问,落实计划的进度。

  7、正式会议开始之前,巡查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。

  8、报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协调解决,避免酒店和您不必要的麻烦。

  9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议(huì yì),并确认各单位与会代表人数。

  10、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算。

  11、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

  12、做好会议期间的协调工作。

  13、会议结束后,根据实际情况(Condition)做出此次会议的总结报告、备档。

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