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会议接待前期所需的准备工作

2019-04-24 标签:

  会议接待前与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式方法、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位网站内容, 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握(熟知并能运用) 的酒店情况(Condition)给会议的老师以供其参考,在推荐酒店的过程中需要注意选择(xuanze)的酒店的价格在符合会议要求的范围(fàn wéi)内。礼仪庆典本单位成立周年庆典。通常,它都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年以及它们的倍数时进行。

  在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议(huì yì)室价格按天计算、酒店位置(position )),落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式方法(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

  在酒店预订完毕后,将酒店的大致情况(Condition)以书面的形式将传真件发送至主办方,尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式方法告知会议(huì yì)主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

  第三项工作完毕后可向行程用车单位(unit)或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复,以便对方作出相应的安排和接会准备。礼仪庆典本单位成立周年庆典。通常,它都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年以及它们的倍数时进行。

  准备(ready)会议(huì yì)所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料(Means)袋【包括(bāo kuò):笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

  通知酒店,会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况(Condition)而定】进驻(jìnzhù)酒店并准备(ready)会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会议接待工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员。

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