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活动策划前必须准备好的7项经费

2019-05-06 标签:

  熟话说兵马未到,粮草先行。策划一个成功的大型活动,精心的策划是必不可少的,但是一旦经费出了疑问,会打乱整个计划组织,轻则延误日期,重则使整个活动策划不能顺利进行下去。活动策划提醒各位活动想要万无一失应事前准备好以下七项必备经费:

  1、交通费用

  交通费用(expense)可以细分为:

  (1)、出发地至会务地的交通费用——包含航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

  (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包含住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务外交场所的交通、商务考察交通以及其他与会人员能够使用的预定交通。

  (3)、欢送交通及返程交通——包含航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

  2、会议室/厅费用(expense)

  具体可细分为:

  (1)、会场安置租金——一般而言,场所的租借(rent)已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、暂时性的装饰物、展架等,需求加装非主席台发言线路时也可以需求另外的核算。

  (2)、会议设施租借费用——此有些费用主要是租借一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租借时一般需求支付一定的使用保证金,租借费用中包含设备的技术撑持与维护费用。值得注意的是,在租借时应对设备的各类功效参数(parameter)作出具体要求(一般可向专业的会议效劳征询,以便获得最适宜的性价比),否则能够影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不一样,租借的价钱能够相差很大。

  (3)、会场安置费用——若是不是特殊要求,一般而言此有些费用包含在会场租借费用中。若是有特殊要求,能够与专业的会议效劳商协商。

  (4)、其他撑持费用——这些撑持一般包含广告及打印、礼仪、秘书效劳、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些撑持均为暂时性质,若是会议主办方别离寻找这些行业撑持的话,其成本费用能够比市场行价要高,若是让专业会议效劳商署理,将获得价钱相对比较低廉且效劳专业的撑持。

  对于这些单项效劳撑持,主办方应尽能够细化各项要求,并单独签订效劳协议。

  3、住宿费用

  住宿的费用(expense)应该非常好理解——值得注意(attention)的只是住宿费里面有些价钱是完全价钱,而有点是需求另外加收政府税金的。对于会议来说,住宿费能够是主要的开支之一。找专业的会展效劳商一般能获得较好的折扣。

  正常的住宿费除与酒店星级规范、房型等因素(factor)有关外,还与客房内开放的效劳项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、生果提供等效劳是否开放有关。会议主办方应清晰酒店应当关闭或者开放的效劳项目及范围。

  4、餐饮费用

  会议的餐饮费用能够很简单,也能够很复杂,这取决于会议议程需求及会议目的。

  (1)、早餐

  早餐一般是自助餐,当然也能够采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料(Material)的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由回绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

  (2)、中餐及午饭

  中餐及午饭根本属于正餐,能够采取人数核算——自助餐方式,按桌核算——围桌式方式。若是主办方希望酒水消费自行收购而非由餐馆提供,餐馆能够会收取一定数量的效劳费用(expense)。

  (3)、酒水及效劳费

  一般,若是在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,若是能够外带酒水消费,餐厅一般需求加收效劳费。在高星级酒店举办会议宴会,一般在根本消费水准的基础上加收15%左右的效劳费。

  (4)、会场茶歇

  此项费用根本上是按人数核算(hé suàn)的,核算时可提出不一样时段茶歇的食物、饮料组合。活动策划提高市场占有率的有效行为,一份可执行、可操作、创意突出的活动策划案,可有效提升企业的知名度及品牌美誉度。活动策划案是相对于市场策划案而言,严格说它们同属市场策划的兄弟分支,活动策划、市场策划是相辅相成、相互联系的。礼仪庆典是现代社会的重要社交方式,也是组织方对内营造和谐氛围、增加凝聚力;对外协调关系、扩大宣传、塑造形象的有效手段,庆典礼仪活动包括婚礼、开业、剪彩等。承办者奉告的茶歇价钱一般包含效劳人员费用,若是主办方需求非程序效劳,能够需求而外的核算。一般情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式根本上以咖啡、红茶、西式点心、生果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、生果、咖啡、生果及点心为主。

  (5)、联谊酒会/舞会

  事实上,联谊酒会/舞会的核算可以比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规划,核算很容易计算。但酒会/舞会的核算设计到场所与节目撑持,其核算能够需求比较长的时间确认。

  (6)、其他——点心、生果及调制色酒

  5、视听设备

  除非在室外进行,否则视听设备(shèbèi)的费用(expense)一般可以忽略。若是为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的核算就比较复杂,包含:

  ●设备本身的租借费用,一般按天计算

  ●设备的运输、安装调试及控制(control)技术人员撑持费用,可让会展效劳商署理

  ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托署理

  6、演员及节目

  一般能够选定节目后按场次计算——核算金额一般与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点若是有固定的演出,那核算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

  7、杂费

  杂费是指会展过程中一些暂时性组织产生的费用,包含打印、暂时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪效劳、暂时道具、传真及其他通讯、快递效劳、暂时保健、翻译与导游、暂时商务用车、汇兑等等。杂费的核算(hé suàn)很难计划,一般能够在会务费用核算中增列不可预见费用作为机动处理。

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