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进来看看,让年会策划不再出漏子

2019-05-17 标签:

       如何办好企业年会?企业年会需要注意哪些事项,今天庆典小夏交流一下关于年会方面的统筹。
       企业年会是企业年终进行总结、表彰先进、规划未来的重要活动,也是答谢客户、开拓市场的合适机会。制定完备的会议方案(fāng àn)和预算方案是成功举办年会的关键。企业年会根据不同的会议目标,可以制定出针对性很强的年会计划、年会方案,其宗旨就是规划出必须要做的事项,以达到最好的预期目标。企业年会的预算制定,先规划可行预算,再按既定方案核算安排有关工作。
       年会预算一般包括以下几项:
  1、交通费用(expense)
  包括航班、铁路、公路、客轮,以及会务地交通费用。包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通。
  2、住宿费用
       住宿的费用应该非常好理解。对于会议(huì yì)而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
  3、餐饮费用
  会议(huì yì)的餐饮费用(expense)可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
  通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。事实(Fact)上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。
  4、会议(huì yì)场地租金
通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能(maybe)需要另外的预算。
       5、会议设施(shè shī)搭建、租赁费用
会场制作、会议布置是会议成败(释义:成功或失败;指失败、用于偏义)的关键。比如会议背景板、会议舞台以及其它标识背景板是会议全过程的主体设施,制作搭建是否完美影响会议的全过程。此部分费用(expense)绝对不能随便省略。建议找专业的会展服务进行制作搭建。其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方 分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能(maybe)比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较便宜且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持,主办方应尽可能(maybe)细化各项要求,并单独签订服务协议。
       
  6、视听设备、灯光音响系统(system)
主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等。值得注意(attention)的是,在租赁时应对设备的各类功效 参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务咨询,以便获得最适宜的性价比),另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
    ●设备本身的租赁(to hire)费用,通常按天计算
    ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理
      ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理
    
  7、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。礼仪庆典是现代社会的重要社交方式,也是组织方对内营造和谐氛围、增加凝聚力;对外协调关系、扩大宣传、塑造形象的有效手段,庆典礼仪活动包括婚礼、开业、剪彩等。在适宜地点如果有固定(fixed)的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
    
  8、杂费
     杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用(expense),包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务(fú wù)、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。
        策划往往比执行要容易,真真执行起来的时候还需谨慎与细心,这是人过来经验的建议,计算好以上的费用安排,您就掌握了年会的主要框架,制定一系列临时遇急措施,安排起来肯定是游刃有余啦。
        。礼仪庆典是现代社会的重要社交方式,也是组织方对内营造和谐氛围、增加凝聚力;对外协调关系、扩大宣传、塑造形象的有效手段,庆典礼仪活动包括婚礼、开业、剪彩等。



  

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