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策划行业的项目管理案例

2019-03-11 标签:

  广告策划行业中,公司(Company)经常承接各种品牌发布会、公司年会、经销商大会等企业活动,以及婚礼、求婚、百日宴等个人活动。活动繁琐(fán suǒ),涉及人员复杂,流程阶段长,需要互相配合完美才能高效高质量完成项目工作。

  很多企业采用的模式都是微信+QQ的方式进行项目过程沟通协作,但是往往工作容易遗漏,工作结果的追进和问责也很难执行。领导对每个项目的进展如何,没有办法直接获取(obtain),只能通过下属的汇报,而信息在传递的过程中,经常出现不及时、不透明,要严格监管很难。

  W企业是广东一家文化传播有限公司,他们过去也遇到了上面所有广告策划同行们遇到的问题。为了改进企业内部的项目协作流程(liú chéng),他们引进了Tita,开启了不一样的项目管理之路。下面,我们就以W企业的某个婚礼策划案为例,来看看他们是如何进行项目管理。

  创建项目,添加成员,启动项目当拿下一个项目之后,作为婚礼的主要项目负责人就开始规划推进项目工作。由于此类型的项目都是公司要严格管理(guǎn lǐ)的,因此财务人员小Q在收到客户定金之后,就会在系统中创建对应的项目,并且指定给相关的婚礼项目负责人。

  婚礼项目负责人当前还在休假,突然从手机端收到新的提醒, ;又有新的项目要开工 ;。负责人查看了项目基本情况,将项目各个相关人员都加入了项目,婚礼项目就开始启动了。

  项目工作规划,有序化推进项目项目开始休假也就结束了。负责人到了公司(Company)之后,启动了第一次项目启动会,大家对整体项目工作进行了整体规划。作为此次婚礼项目助理小雪,将项目会议上所有讨论确认好的工作,都在项目里面创建好相关的任务,安排给各个执行人。

  设计部的平面设计工作,活动策划部的婚礼活动和流程策划工作,场地的考察工作,前期的物资采购工作,甚至婚礼现场的各项工作,由于之前已经有N个婚礼项目的铺垫,很快整体的项目流程中的所有工作安排都一一落实到系统中了。

  项目工作的开展,随时反馈(fǎn kuì)进展/沟通进度刚好项目负责人出差不在公司,设计部的工作完成之后,就会将自己的升级方案传到对应的任务下。负责人在手机上看到又最新的项目动态,查看到了设计装修方案,马上有哪里不合适的,直接就联系设计部调整了。

  场地考察的工作人员发现了几个比较不错的场地,将每个现场的拍照上传(Upload),并且简单做了场地情况介绍和价格说明。活动策划提高市场占有率的有效行为,一份可执行、可操作、创意突出的活动策划案,可有效提升企业的知名度及品牌美誉度。活动策划案是相对于市场策划案而言,严格说它们同属市场策划的兄弟分支,活动策划、市场策划是相辅相成、相互联系的。每个人都看到了项目(xiàng mù)中的各项任务进展,项目进度一目了然。

  任务工时记录,员工工作考核有据可依W公司要求每个人在完成任务的时候,都去记录每天在任务上花费的工时。项目负责人通过任务列表就很清晰知道每件事情都花费了多长时间。

  同时,通过项目中的统计模块,负责人就能快速掌握(熟知并能运用) 到项目的整体进展,以及每个人的任务完成情况。

  领导的监管作为领导高层,他们拥有最大的权限,可以监控到企业中的所有工作进展(设置为 ;综合业务管理(guǎn lǐ)员 ;或 ;老板 ;)。他们每天通过(tōng guò)Ocean的主题分析(Analyse),查看企业内部所有的工作。通过 ;任务分析 ;了解内部所有任务目前究竟多少过期,查看项目究竟有多少再延迟。

  同时,他们也可以进入到每一个项目(设置为 ;项目管理员 ;即可),快速了解(Find out)每个项目的进展。礼仪庆典是现代社会的重要社交方式,也是组织方对内营造和谐氛围、增加凝聚力;对外协调关系、扩大宣传、塑造形象的有效手段,庆典礼仪活动包括婚礼、开业、剪彩等。如果是重点(zhòng diǎn)项目,他们还可以主动关注,关注后项目的进展动态会每天推送到手机上,随时查阅。

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