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会议接待之小常识

2019-04-24 标签:

  一次成功的会议(huì yì),来自于充分的沟通及周到细致的安排。礼仪庆典是现代社会的重要社交方式,也是组织方对内营造和谐氛围、增加凝聚力;对外协调关系、扩大宣传、塑造形象的有效手段,庆典礼仪活动包括婚礼、开业、剪彩等。舞台搭建舞台的搭建不仅只是单一的框架搭建,还有对于灯光和音响的选择也是整个舞台搭建的一个重要的部分,如果我们有好的灯光和音响那么就会为我们的舞台增色不少,所以在搭建舞台的时候我们可不能忽视对于音响和灯光的选择。只要您提出您的要求,其余的由我们来做,根据会议主办方的意愿、要求,策划、组织、执行会议的各项接待工作,让会议主办方放心、满意最大化;让会议接待服务优质最大化。具体分析(Analyse)各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,及会务组对周边环境的要求,为您选择(xuanze)会议举办地; 选择分会场的地点,确定是否将会议划分为几个分会场,并提前为您预约。1、会务组工作由会务人员配合主办方联合组成会务组,负责代表报到、食宿安排、分发资料、会场布置、作息日程、代定返程机票及会后旅游等相关(related)事宜。配合主办方会务组协调会务组与代表之间、酒店之间的相关事宜,妥善解决各类问题(Emerson)。 2、代定会议酒店按主办单位(unit)的要求,提供各类标准的酒店,争取最优惠的价格,并协调与酒店的各项事宜。3、会议厅会前准备好会议所需的所有培训(作用:知识传递、技能传递、标准传递)设备,精选安静、舒适、明亮的会议室,特别是在音响效果上的质感要求,我们将尽善尽美的为您安排,充分让会代表感觉到与会所值。根据需要可提供数十人至数百人的会议室,目前江西拥有星级酒店数百家,商务会议室近百个,多功能会议厅数十个;提供电子商务(E-Commerce)及会议接待服务。通常会议室最常见的摆台形式有如下几种:剧院式、课桌式、u型、回型(双u型)、椭圆型、长方行、圆桌式、鸡尾酒会式、宴会式、t型台;下面将最常用的几种台型分述如下:1)剧院式:桌形摆设:在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。特点:在留有过道的情况下,最大程度地摆放座椅,最大限度地将空间利用起来,在有限的空间里可以最大限度容纳(指方便地或不拥挤地装载)人数;但参会者没有地方放资料,也没有桌子可用来记笔记。2)教室式(课桌式):桌形摆设:会议室内将桌椅按排端正摆放或成 ;v ;型摆放,按教室式布置会议室,每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。特点:此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性;参会者可以有放置资料及记笔记的桌子,还可以最大限度容纳人数。3)方形中空式:桌形摆设:将会议室里的桌子摆成方形中空,前后不留缺口,椅子摆在桌子外围,通常桌子都会围上围裙,中间通常会放置较矮的绿色植物,投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。特点:此种类型的摆桌常用于学术研讨会(Seminar)一类型的会议,前方设置主持人的位置(position ),可分别在各个位置上摆放上麦克风,以方便不同位置的参会者发言;此种台型容纳人数较少,对会议室空间有一定的要求。4) ;u ;形: 桌形摆设:将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口,椅子摆在桌子外围,通常开口处会摆放放置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物以做装修饰品;特点:不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围;多摆设几个麦克风以便自由发言;椅子套上椅套会显示出比较高的档次。5)圆桌式:桌形摆设:圆形或椭圆形(由圆形变成的长圆形)大会议桌,周围摆放座椅,按照主次落座。特点:适合人数较少,档次较高的会议要求,距离较近,容易产生近距离的交流感。6)鸡尾酒会式桌形摆设:以酒会式摆桌,只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的一种会议摆桌形式。特点:自由的活动空间可以让参会者自由交流,构筑轻松自由的氛围。 4、会场布置讲台、舞台、背景板精心设计制作,展板、展板制作,根据会议性质和主办方要求进行环境布置。 5、会议设施 我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。6、会议宣传品制作横幅、绶带、迎宾牌、代表证、台卡、宣传资料、奖杯、证书等。印刷设计:非常多文字性的宣传资料,由于量大不便携带,我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色的制作; 意见调查表格;相关资料的打字、复印、印刷;彩旗的制作; 背景牌:有材料(Material)做夹板,进口萤光纸;7、礼仪服务根据会议主办方的意愿安排专业礼仪人员,负责迎宾、接待、签到、引导、颁奖、剪彩、演出、会议主持等。8、租赁(to hire)服务按会议要求代办相关设备的租赁服务。9、会议用餐 50元/人/天—100元/人/天,多种标准供选择。我们将根据不同的喜好,为您预定各种形式的餐会:中餐、西餐、自助餐、宴会等。 10、会议娱乐及活动协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!11、会议接送站我派专业礼仪迎宾小姐或先生,手持接站牌,进行接站服务。专车全天免费接站。12、车辆交通服务但凡在一个地区举办会议,肯定需要协调交通的问题,无论是从机场到酒店的接送机服务、会间旅游期间需要的旅游用车服务,还是外出用餐的用车安排,都离不开车辆的运输需求,特别在江西,酒店和景点较为分散是地区的一大特色,就更加突出了会间用车的重要性。下面就根据不同的车型,为您提供安排人数的具体建议:四座小车:安排一至三人的用车较为合适。七座商务车:安排五人左右较为合适。十二座面包车:安排八至十人较为合适。 二十二座中巴车:安排十二至十六人较为合适。 三十三座大巴车:安排二十至二十六人左右较为合适。优惠价格提供会议期间用车服务。提供车型:丰田面包车、金龙、全顺、考斯特等各种品牌的中高档轿车,任您选择。13、 摄影摄像按主办单位要求,提供摄影摄相服务。根据会务组要求把摄像资料制作成vcd光盘。摄影资料的扩印、分发。 14、代办(制定)各类会议礼品、纪念品按主办单位要求,提供各类纪念品(礼品),并代为定做。如新疆品种繁多的手工艺品,可以印制会议主办方指定的图案和文字。旅行袋:印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋,除能帮助参会嘉宾装载物品外,更多一份纪念意义。笔记本:特殊纪念意义的笔记本,能让客户铭记本次活动与会议主办方。15、会议票务我有专业订票员,免费代订各大航空及相应各大航线优惠折扣机票;和代订全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。16、会议物流按要求提供会议或会展期间的后勤保障(起保障作用的事物)工作和外围协调服务,代办会展用品的航空、铁路托运(Cargo Shipping)和土特产及会议礼品。1)物品运输:会议中若是需要很多相应物品和设备的,我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。资料运输:宣传资料,印刷品,纪念礼品的运送;小件运输:展柜,展桌,椅子,小型设备,小件货物的运送;大件运输:大型器械,大件物品的运送; 特种运输:化学用品,医药用品以及复杂物品的运送; 远程运输:远距离的展品运送;贵重展品运输:电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。2)物品配送: 酒水食品:如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品,我方可代购;办公用品:代办会议期间,会务组所需的办公用品;纪念礼品 :提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。17、特服按要求为会议期间的重要客人提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。 18、会议考察安排在会议期间或结束后,不管与会代表是三俩结伴,还是集体组织,我们均可以根据您的情况量身定做,安排商务旅游、自助旅游、会议集体旅游等多种形式,任您选择!更多资讯尽在垂询热线027-87338163

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