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企业举行年会策划活动方案注意事项

2019-05-27 标签:

  公司年会策划不仅是公司对于一个工作事项的回望,更重要的是作为一个加强员工相互了解(Find out),增加企业凝聚力的重要途径,一个成功的企业年会不仅仅要展示业绩,更要投入人文关怀因素,因此公务在企业年会中所占的分量是极少的,而更多的内容是通过(tōng guò)丰富多彩的活动、丰厚的奖品、诱人的美食以及轻松的旅行,带给员工和客户美好的体验。接下来我们就来谈谈企业年会策划的几个重要因素。

  一、节省预算

  花同样的钱可以办更多的事。不可理解?这就要了解酒店的定价体系,一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议(huì yì)团价、旅游团价五个档次。这就是为什么有的客户抱怨直接向酒店订会议场地和客房反而比通过会务公司报价高的原因。隔行如隔山,其中有许多的操作技巧(Skill)是业外人士所不知道的。

  二、节省时间

  简化操作控制流程。专业的会展代理对酒店场地及提供的服务都比较熟悉,按照您的年会组织五要素(key point),他们可以很快推荐合适的地点给您。如果您选的会务代理公司经验丰富,他们应该可以很快报出初步的预算供您参考。

  三、更好地协调酒店关系

  以保障(起保障作用的事物)会议(huì yì)的顺利进行。年会的组织实施是个繁琐(fán suǒ)的服务(fú wù)过程,它是一个需要很多协调工作的系统工程。会务代理公司的操作经验(experience)以及和会务酒店良的好合作关系是非常重要的。

  四、确定方案(fāng àn)环节

  首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。礼仪庆典本单位成立周年庆典。通常,它都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年以及它们的倍数时进行。主会场、舞台及背景搭建、节目选择(xuanze)、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。接下来就是重要的确认实施细节了。首先,要创建一个工作进度表,这是提升办公效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面:

  1、 邀请的VIP会员及确认其成行;

  2、 舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成;

  3、 文书工作、会议(huì yì)资料的准备(ready);

  4、 房间分配表;

  5、 用餐(餐标、菜单、主桌、台卡);

  6、 交通安排;

  7、 各项工作的负责人及联络方式;

  8、 支付各项定金的时间表;

  9、 表演者的邀请及确认;

  10、 礼品、胸花、指示牌、胸卡;

  11、 会务照片及录像资料的制作和赠送。

  在巡查准备工作的时候,关键点是:围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。活动策划市场策划和活动策划都从属于企业的整体营销思想,只有在此前提下做出的市场策划案和活动策划案才兼具整体性和延续性,也只有这样,能够有效的使受众群体同意一个品牌的文化内涵。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。 在结算环节,关键是在活动进行过程当中,要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费 、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。

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