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企业年会策划的几个重要因素

2019-05-27 标签:

  企业年会不仅是公司对于一个工作事项的回望,更重要的是作为一个加强员工相互了解,增加企业凝聚力的重要途径,一个成功的企业年会不仅仅要展示业绩,更要投入人文关怀因素(factor),因此公务在企业年会中所占的分量是极少的,而更多的内容是通过(tōng guò)丰富(plump)多彩的活动、丰厚的奖品、诱人的美食以及轻松的旅行,带给员工和客户美好的体验。接下来我们就来谈谈企业年会策划的几个重要因素。

  一、节省时间

  简化操作流程。专业的会展代理对酒店场地及提供的服务都比较熟悉,按照您的年会组织五要素,他们可以很快推荐合适的地点给您。如果您选的会务代理公司(Company)经验(experience)丰富(plump),他们应该可以很快报出初步的预算供您参考。

  二、节省预算

  花同样的钱可以办更多的事。不可理解?这就要了解酒店的定价体系,一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。这就是为什么有的客户抱怨直接向酒店订会议场地和客房反而比通过会务公司报价高的原因。隔行如隔山,其中有许多的操作技巧(Skill)是业外人士所不知道的。

  三、更好地协调酒店关系

  以保障(起保障作用的事物)会议(huì yì)的顺利进行。舞台搭建可以根据你选择的灯光来搭配我们的景,所以对背景的设计也是有一定的要求的,最好选择能够配合本次搭建舞台的主题和灯光的背景。年会的组织实施是个繁琐的服务(fú wù)过程,它是一个需要很多协调工作的系统(system)工程(Engineering)。会务代理公司的操作经验以及和会务酒店良的好合作关系是非常重要的。

  四、确定方案环节

  首先要将此次活动的重要议题合理地安排到会议议程当中。主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。接下来就是重要的确认实施细节了。首先,要创建一个工作进度表,这是提高效(指效能高的)率(efficiency)、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括(bāo kuò)以下几个方面:

  1.邀请的贵宾及确认其成行;

  2.舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成;

  3.文书工作、会议资料(Means)的准备(ready);

  4.房间分配表;

  5.用餐(餐标、菜单、主桌、台卡);

  6.交通安排;

  7.各项工作的负责人及联络方式;

  8.支付各项定金的时间表;

  9.表演者的邀请及确认;

  10.礼品、胸花、指示牌、胸卡;

  11.会务照片及录像资料的制作和赠送。礼仪庆典是现代社会的重要社交方式,也是组织方对内营造和谐氛围、增加凝聚力;对外协调关系、扩大宣传、塑造形象的有效手段,庆典礼仪活动包括婚礼、开业、剪彩等。

  我们在检查准备(ready)工作的时候,需要围绕公司(Company)年会的主题来进行,比如年会的目的,重要人物,核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。很多事情都是需要我们年会策划公司的人员考虑的,为了使公司完美的举办一场企业年会,我们会每一个细节都仔细考量,确保做到万无一失。

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