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大型年会会议活动策划的关键问题

2019-03-20 标签:

  任何一个大型年会会议活动,其会议管理都可分为五大步骤(procedure):会前准备、会议开始、会议进行,会议总结(zǒng jié)以及跟踪执行。礼仪庆典本单位成立周年庆典。通常,它都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年以及它们的倍数时进行。常言道,会务管理是重要,活动管理是目标(cause)。因此,要想成功举办一场大型的会议活动,前期的会议策划是关键(解释:比喻事物的重要组成部分)。

  所谓会议活动策划,它是一种资源的整合与配置过程(guò chéng),都是在控制会议风险的基础上,使会议效果最佳。礼仪庆典本单位成立周年庆典。通常,它都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年以及它们的倍数时进行。要想会议开得好,风险控制早做到。大凡一场会议活动最可能出现的失误,在不同的会议阶段有不同的表现。比如:

  1、 会前准备(ready):会议(huì yì)主题和日程及任务分配不明确,参会人员毫无针对性,参会人员也准备得不充分。

  2、 会议开始:会议程序(procedure)太过繁复冗长,主持人能力有限,主题变动随意,而且参会人员的层次参差不齐。

  3、 会议进行:会议讨论消极沉闷,甚至超出议题范围,会议过程拖沓,常常表现为议而不决。

  4、 会议总结(zǒng jié):会议效果不明显,工作安排没有针对性,也没有条理清晰的会议总结。

  5、 跟踪执行:常常是那完那了,根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。

  会议本身是一个很重要的管理(guǎn lǐ)工具和手段,通过(tōng guò)会议策划,可以很好地对会议中的各个细节严格把关。犹如项目(xiàng mù)管理一样,需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进,以确保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划,涉及(指关联到,牵涉到)到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。

  不仅如此,会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑(consider)项目、签订书面合同时的注意(attention)的地方、烘托(hōng tuō)良好的会议氛围的技巧、会务管理(guǎn lǐ)人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则,以及会务物品准备的名细等等,都非常重要。

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