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公司年会策划如何才能精彩

2019-04-16 标签:

  针对年会策划,我并没有在网上找到很好的参考文章,正好自己这段时间也在筹备年会,于是就写了这篇文章。在我看来,要办一场精彩的年会,前提是先要保证办一场顺利的年会,所谓的精彩不过是各个环节的锦上添花而已。

  不少企业年会以HR和行政为主筹办,但作为企业品牌活动,市场和品牌部门要以主动的姿态参与进去,发挥自己的职能特长。

  一、年会策划书的拟定

  年会的启动一般是以提交年会策划书给管理层开始的,启动时间不晚于春节前2个月,否则各项环节执行不过来。

  一份年会策划书需要包括主题、时间、地点、人数、形式等基本内容,还应该着重阐释创意要点及费用预算,并要给领导提供多种选择和参考的基础支撑(sustain),充分预留沟通时间,直到所有意见达成一致。

  起草策划书的人,要充分熟悉活动的整个流程(liú chéng),相当于总导演。策划书做得越明确,后续工作的开展落地越轻松,预算也会保证到位。如果策划书做得不完整,后期临时增加项目,超出预算的部分是一个困难(difficult)的事。那么一开始把预算做得足够高,后面不就有发挥(表现出内在的能力)空间了吗,也不是,高预算领导不一定会批准;其次,预算是要具体项目支撑(sustain)的,如果不可以实事求是,也是能力不足的表现。

  一旦年会策划书的框架确定并批准,就可以开展具体工作,第一项就是建立组织架构和分配任务。

  二、年会项目团队的建立

  年会活动是一个系统工程,单纯靠几个人和某一部门的能力是不够的,需要在全公司择优招募,选择(xuanze)一些带有职能性质和领导力的个人来参与,比如说HR部门负责联络各部门出节目就比较有优势;公关部门适合现场接待;行政部门适合后勤保障。活动策划市场策划和活动策划都从属于企业的整体营销思想,只有在此前提下做出的市场策划案和活动策划案才兼具整体性和延续性,也只有这样,能够有效的使受众群体同意一个品牌的文化内涵。

  年会项目团队可以简单的分为导演组、节目组、文案策划组、后勤保障组、现场支持组、设计组、机动组等几个板块。

  导演组负责统筹审核各部门工作和制定流程单。

  节目组负责征集、审核节目和主持人选拔。

  文案策划组负责创意、文字内容。

  后勤保障组负责餐饮、场地、通勤、礼品、酒水、道具、安全等支持。

  现场支持组负责活动现场指引、签到、礼仪等。

  设计组负责全流程视觉呈现。

  机动组负责临时出现的现场的任务。

  经过人员的选拔和任务的分配,就可以组织召开筹备(筹措预备)会议,会议需要执行总导演分配的时间推进表,还要建立统一的沟通平台,如微信群、钉钉群等。

  时间推进表是依据每个板块的细化工作时间节点的进度(Pace)表,可以明确到个人,以督促(过程进行提醒)项目的进行。梳理时间表是一个细致的过程,需要兼顾到每个实际需要的项目,并设定完成期限。管理时间推进表可以保证各个板块在规定时间内完成对应的工作准备。

  三、年会创意的实现

  如何办出一场精彩的年会,创意是关键。

  这个创意的构思需要密切围绕参加年会的观众来进行。对于年会观众来说,有几点是非常重要的,热闹、逼格、礼品、红包、奖品、荣誉、互动,这些一个都不能少。围绕这几点如果预算充足,能做多好就做多好;如果预算不充分,这几样也不能少。

  要说学习的榜样,最好的就是春晚,其次是BAT的年会,网上能搜出不少他们的报道,积极借鉴和参考都是有价值的。

  1、主题确定:可以围绕(circumfuse)企业文化、企业目标(cause)、谐音成语、大事件、成立时间等角度来构思,字数不要太多,要朗朗上口。比如春晚都是以生肖形象作为主题logo,新浪今年20周年slogan ;大浪逐新,与时代同行 ;阿里18周年年会 ;ONE ;。这个上网能搜到很多,稍微借鉴一下就可以,实在想不出好的,直接写成 ;奔向2019 ;也是可以的。

  2、年会形式:如果公司的人不多,能够采取的方式就很灵活,旅游、出国、团建这些形式都可以采纳,也会给员工留下深刻印象,我们行业内有几家企业,人少钱多,每年底都组织全员出国旅游,羡煞旁人。舞台搭建可以根据你选择的灯光来搭配我们的景,所以对背景的设计也是有一定的要求的,最好选择能够配合本次搭建舞台的主题和灯光的背景。可一旦参加人数上了百人,能够操作的形式就不多,基本都是集中在某一场地,要么拓展、要么运动会,或者直接是晚宴。

  3、声光影:要想年会有逼格,声光影是少不了。LED大屏一搭,桁架(truss)一升,灯光亮起,再配合出彩的KV设计,在现场装点一些气氛用品,就有十足的气场了。年会入场,在公司内部可以采集一些祝福视频、贺年短片,在现场预热期播放能吸引眼球的。开场一个震撼视频,加上照片直播、视频直播,这些形式都能够提升氛围。

  4、节目:节目的编排要合乎逻辑(Logic),遵守开场震撼,后续高潮迭起的演绎形式。要想吸引人,无外乎这几点,美女表演、特技表演、搞笑表演、小孩表演、老板表演。主持人最好不要照稿子念,偶尔皮一下,多一些台下互动。总之,多一些仪式感,比如颁奖、切蛋糕、大合影、盛装等。

  5、互动:互动多才能够提升员工的体验感。比如年会邀请函用H5发布、现场公司(Company)吉祥物合影、年会主题的装置艺术、微信打印照片、抓娃娃机、现场DI

  Y、丰富(plump)的礼品、大屏幕微信上墙、红包雨、霸屏模式、VR应用、现场KTV等等一些会展科技的灵活运用,会让员工获得足够的社交货币,使得他们愿意参与和分享照片,获得更多人的点赞和关注。

  四、供应商及物料的管理

  一场完美的年会,需要第三方供应商的支持。场地、餐饮等需要实地考察,现场服务商一定要选择经验丰富、经常做大活动的文化公司,礼品的选择需要提前购买样品做考察。以上的项目(xiàng mù)要多考察几家,与同行了解评价,综合对比。

  年会涉及到的物料在质量上均需要严格把控,做到足够好,体现企业对员工的犒赏意义。比如入场的茶歇食品、购买的礼品、观看节目期间桌上的餐点,毕竟服务的对象都如同自己的家人一样。

  五、现场导演

  现场是最检验策划和控制能力的战场。

  流程单则是整场活动的灵魂,一份好的流程单基本确定了活动的成功程度。流程单要充分体现活动的完整性与合理性,按着时间顺序,从入场到结束,观众目光所及的一切都应该计划进去。总导演要完整模拟整个过程的过程,并校正修改,最好在制作完成后供给领导审阅,看是否会临时增加内容。

  彩排是必要的一环,尽量争取到更多的时间,把核心部分完整的训练几遍,纠正一些不良因素。

  现场的重要是供应商控制和主持人控制,分别要对接到导演组不同的人,以保证舞台背景和主持网站内容协调一致,还要能够留出临时调整的空间,防止突发事件的插入。还应该设置控制时间的负责人,保证流程单控制下的稳定进行。现场的机动人员要随时待命,防止突发事件的发生,比如话筒被演员拿走了、道具摔倒了、电脑失灵等。

  六、清场及总结

  激情褪去,大家尽兴而归,作为活动负责人,看到整场活动顺利地完成,悬起的心总算是松下一口气。但这还没完,还有一些事情需要尽快进行,如现场的物资清理,与场地方的资金交割,对供应商的支持表示感谢,对年会团队的鼓励和激励等。

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