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规范接待模式,提升服务质量

2019-04-19 标签:

  一、会议接待会前准备(ready)。

  1. 接到上级会议接待通知后,承办方应先与主办方的会议策划人取得联系,了解与会人员的相关资料(Means),保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。 2.确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地,并对会场的各项设施(shè shī)进行认真巡查。

  3. 草拟会议议程,经上级领导批准(pī zhǔn)后分发所有与会人员。会议议程是会议网站内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4.合理安排相关会务工作人员,相关事宜有:

  ①由企业专员负责制作电子欢迎牌和指引牌,标准语句参照 ;热烈欢迎XXX莅临指导 ;力求简洁明了。

  ②安排一位工作人员专门拍摄(shoot)会场情况(Condition),以备将来宣传和纪念之用。

  ③安排负责会场茶水等有关工作人员。舞台搭建舞台的搭建不仅只是单一的框架搭建,还有对于灯光和音响的选择也是整个舞台搭建的一个重要的部分,如果我们有好的灯光和音响那么就会为我们的舞台增色不少,所以在搭建舞台的时候我们可不能忽视对于音响和灯光的选择。

  5. 管理(guǎn lǐ)部应在会议(huì yì)召开(zhào kāi)提前,以邮件形式通知员工,按要求着装,并保持良好的办公环境,树立良好的外部形象。

  6. 重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试(TestMeasure)投影仪等设备是否能正常.7.会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。礼仪庆典本单位成立周年庆典。通常,它都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年以及它们的倍数时进行。 8.参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明名称,名字及职位,注意(attention)文字大小适当,清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。

  二、会议落实阶段会议落实阶段会议落实阶段会议落实阶段

  1. 检查各项准备(ready)工作的落实情况。 2.发送会议(huì yì)通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式方法。可采用电话通知、电子邮件通知或通过信息平台发送短信通知等几种形式,并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。 3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置,并安排会务工作人员迎接与会者入场。 4.会场布置具体如下: ⑴会场应庄重、整洁、舒适,合理调节温度,并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物,并应摆放适量的花卉陈设。 ⑵会场的座次安排要分清主次,特别是有VIP会员参加会议的情况下,更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。 ⑶每个座位的桌面上应配备公用信纸三张,铅笔一支,会议流程(liú chéng)一份(红底纸张打印)、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当,并需准备茶水待客。 ⑷会场应设有来宾签到处,签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及外部人员,可视具体需求摆设 ;请赐名片 ;名牌于签到处。 ⑸检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当。 5.需与拍摄(shoot)会场的工作人员,确定所有与会人员合影的最佳位置。 6.安排车辆的停放位置,并提前准备适量的停车票以供与会人员使用。

  三、会议实施阶段会议实施阶段会议实施阶段会议实施阶段 1.保持会场秩序,排除各种干扰,禁止无关人员随意入场; 2.提出会议要求,保持会场安静; 3.在与会期间做好茶水及各项后勤服务工作。

  四、会议(huì yì)结束阶段会议结束阶段会议结束阶段会议结束阶段 1.如外部与会人员有参观环境的意愿,在不影响正常运营的情况下,领导应做好指引和陪同工作。 2.配合拍摄人员工作,并组织与会人员在指定地点进行合影留念。 3.组织会场的后期整理和清洁工作。 4.如会议结束后有安排宴会,应提前与饭店工作人员确定到场时间,并通知与会人员及做好陪同和接待工作。

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